Jonas Krapf_Chief Sustainability Officer at NIYU

Im Regelfall ist der Initiator eines Events der Auftraggeber für alle Positionen auf seiner Veranstaltung. Er gibt den Rahmen für ein Kreativkonzept vor, beauftragt ggf. eine externe Agentur für das Konzept sowie alle weiteren Dienstleister für die technische und architektonische Ausplanung und letztliche Umsetzung vor Ort. 

 Wer gilt als Veranstalter / Auftraggeber

Es gibt keine gesetzliche Legaldefinition. Jedoch werden an unterschiedlichen Stellen verschiedene Kriterien zur Einordnung genannt. Wenngleich sich nicht direkt alle auf den Eventkontext beziehen, so bilden sie jedoch einen Verständnisrahmen:

   – § 2 Abs. 1 Versammlungsgesetz benennt denjenigen als Veranstalter, der zu einer Versammlung / Aufzug einlädt

Bei verschiedenen Urteilen zwischen 1911 und 2000 waren darüber hinaus weitere Kriterien:

   – wer die Veranstaltung anordnet bzw. ins Leben ruft

   – wer die organisatorische und/oder finanzielle Verantwortung trägt

   – wer das unternehmerische Risiko trägt

   – wer für die Veranstaltungsdurchführung Verträge abschließt, Werbung macht, Gewinn in Aussicht hat

   – wer als Veranstalter auftritt

   – wer die letztendliche Entscheidungsbefugnis trägt

ACHTUNG für Agenturen! Durch Gerichtsurteile ist mittlerweile klar: Als mitverantwortlicher Veranstalter gilt jeder, der sich entsprechend der Rolle eines Veranstalters verhält. So wurde eine Agentur beispielsweise als Veranstalter verurteilt, weil sie Einfluss auf die Mottos, die Eintrittspreise und die Werbung des Events hatte, selbst Verträge mit Dienstleistern abgeschlossen hatte und sich dabei teils selbst als Veranstalter darstellte (https://eventfaq.de/veranstalter/).

Verantwortungen des Veranstalters

Den Veranstalter treffen vielfältige Pflichten. Grundlage dafür sind die …

   – Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO)

   – DGUV Information 215-310: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen

   – DGUV Vorschrift 1: Unfallverhütungsvorschrift – Grundsätze der Prävention

   – Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz auf Baustellen (BaustellV)

   – Siebtes Sozialgesetzbuch: Gesetzliche Unfallversicherung (SGB VII)

   – Arbeitsschutzgesetzt (ArbSchG)

sowie je nach Eventgröße, -ort und -durchführungsszenarien weitere Pflichten, beispielsweise ausgehend vom Immissionsschutzgesetzt, den Umweltgesetzen, jeglichen Sorgfalts- und Fürsorgepflichten etc. 

Die Verantwortung für die Veranstaltungssicherheit liegt demnach bei dem Veranstalter (gem. DGUV Info 215-310 2.1). Dies beinhaltet alle sicherheitsrelevanten, organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Abläufe. Der Veranstalter kann Teile der damit verbundenen Aufgaben an einen SiGeKo und eine andere sicherheitsverantwortliche Person schriftlich und eindeutig übergeben. Grundlage dafür ist die Möglichkeit des Unternehmers laut DGUV, zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich zu beauftragen, die ihm nach Unfallverhütungsvorschriften obliegenden Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Die Beauftragung muss den Verantwortungsbereich und die Befugnisse festlegen und ist vom Beauftragten zu unterzeichnen. Eine Ausfertigung der Beauftragung ist ihm auszuhändigen (DGUV V1 §13 Pflichtenübertragung). Wenngleich die Aufgabe (unter Einhaltung der ständig geltenden Sorgfalts- und Auswahlpflicht) delegiert werden kann, bleibt die Verantwortung des Veranstalters trotzdem unberührt.

Gefährdungsbeurteilung

Ein wichtiger Teil des Aufgabenbereichs eines Auftraggebers ist das Erstellen einer Gefährdungsbeurteilung (gem. ArbSchG §5) und die Durchführung der Sicherheitsunterweisung (gem. ArbSchG §12, ArbSchG §13 Verantwortliche Person (2), DGUV V1 §2) für alle beauftragten Personen/Dienstleister. Weiterhin sind die Kontrolle und dauerhafte Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen anzustreben (gem. ArbSchG §3 (1)). 

Beschäftigte haben dem Arbeitgeber und deren Vertretung (Projektleitung/SiGeKo) jede von ihnen festgestellte Gefahr unverzüglich zu melden (gem. ArbSchG §16 und DGUV V1 §16 Besondere Unterstützungspflichten). Ebenfalls sollen Mitarbeitende mögliche Gefahren an die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder dem Sicherheitsbeauftragten mitteilen (gem. DGUV V1 §16 (1)). 

So kann für die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung ebenfalls auf eine Mithilfe der Dienstleister setzen. Um alle Gefährdungen umfänglich zu berücksichtigen ist Fachkunde dringend erforderlich. 

Abbildung in Anlehnung an “Technische Leitung, Veranstaltungsleitung – Thomas Sakschewski” (https://www.beuth.de/de/publikation/technische-leitung-veranstaltungsleitung/318395250)

Die Vertretung des Veranstalters als Person

Der Veranstalter ist verpflichtet, einen Veranstaltungsleiter zu benennen, welcher ihn verantwortlich vertritt. 

Mehr zu dessen Qualifikation, Verantwortungen und was das für Veranstalter, Betreiber, Planer und Dienstleister bedeutet, in unserem Detail-Beitrag:

Die Auswahl der beteiligten Dienstleister / Agenturen

Einerseits ist hervorzuheben, welche entscheidende Verantwortung dem Auftraggeber im Bereich Veranstaltungssicherheit (sowohl beim Auf- und Abbau als auch bei der tatsächlichen Durchführung) zukommt. Andererseits soll das Event kosteneffizient, möglichst zielgerecht in hoher Qualität und vor allem zuverlässig (bezogen auf Umfang, Zeit und Budget) von den ausführenden Dienstleistern umgesetzt werden.

Hier wird der entscheidende Vorteil von architektonischen und technischen Planern deutlich. Denn es lohnt sich, eine Fachplanung als qualifizierte steuernde Instanz zwischen Verantstalter und Dienstleister einzusetzen:

Sowohl der Preis, die Qualität wie vor allem auch das Thema Nachhaltigkeit sowie zuverlässige Umsetzbarkeit (vor dem Hintergrund von Ressourcen- und Personalmangel in der Branche) werden entscheidend in der Konzept- und Planungsphase geprägt. Es ist relevant, dass schon frühzeitig nicht nur ein kreatives Konzept entworfen wird, sondern dass sowohl ein messebaulicher- als auch technischer Architekt/Fachplaner an Bord ist: So kann das Konzept entsprechend der gewünschten Ziele und Budgetvorgaben optimiert und auf Umsetzbarkeit überprüft werden. So kann das Optimum aus den vorhandenen Rahmenbedingungen für die Unternehmensziele und schließlich auch für die Gäste auf dem Event erreicht. Gleichzeitig findet eine Planung entsprechend der besten und sinnvollsten auf dem Markt vorhanden Lösung statt. Als Auftraggeber bekommt man nicht ein standardisiertes Ergebnis, sondern das für diesen Fall individuell abgestimmt und passendste. Mit dieser Planungsgrundlage können anschließend die richtigen Dienstleister angefragt werden.

Die Anfrage und Auswahl der Dienstleister entscheidet sich schließlich unter Berücksichtigung von Budgeteffizienz, wie auch durch die Aspekte Zuverlässigkeit, Qualität und (und das schlägt die Brücke zum Anfang des Artikels) Sicherheit. Denn letztlich obliegt die Verantwortung all dieser Aspekte beim Veranstalter und dessen Auswahl- und Sorgfaltspflicht, welcher er durch eine Fachplanung nachkommt.

In der Bau- und Durchführungsphase bildet die Fachplanung eine erforderliche Steuerungs- und Kontrollinstanz für Qualität, Zeit und Budget und stellt – auch bei kurzfristigen Änderungen – das beste Ergebnis sicher. Die Fachplaner können die technische Leitung sowie weitere relevante Positionen stellen und so ihren Veranstaltungserfolg nachhaltig beeinflussen.

Insbesondere in der Eventbranche, in der Veranstaltungstermine nicht einfach aufgeschoben und Leistungen auf den Punkt und stets sicher für alle Beteiligten abgeliefert werden müssen, zahlt sich der Einsatz einer qualifizierten Fachplanung im ganzen Eventzyklus aus.

Mike Doerfling
International Business Developer

productions@niyu.de
+49 (0)30 8471 0869-0

Niko Hocke
Managing Director

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