Jonas Krapf_Chief Sustainability Officer at NIYU

Events bringen nicht nur eine kreative Planung, detaillierte Konzeption und logistische Vorbereitung mit sich: Es gilt insbesondere, alle Ideen und Vorhaben sicher vor Ort umzusetzen.

Wir erklären, welche Faktoren im Thema Sicherheit bei Veranstaltungen wichtig sind und an welchen Punkten sie wen beeinflussen. Besonders darlegen werden wir, welche Rollen es bei einem Event gibt und welche Positionen gesetzlich vorgeschrieben sind.

Sicherheit auf Veranstaltungen hat zwei Dimension

Einerseits müssen Abläufe, Ressourcen und Budget entsprechend aller Rahmeneckpunkte so geplant sein, dass die Durchführung sichergestellt und eventuelle Änderungen und Ausfälle bedacht und umsetzbar sind. Andererseits muss die praktische Umsetzung mit allen Gewerken vor Ort sicher für alle Beteiligten und letztlich für alle Gäste durchgeführt werden. Innerhalb der Projektbeteiligten teilen sich dabei die vielfältigen Verantwortungen auf. Und je nach Szenario sind bestimmte Rollen und Positionen vorgeschrieben.

Welche Rollen gibt es im Eventkontext?
Welche Positionen sind gesetzlich vorgeschrieben?

DER AUFTRAGGEBER / VERANSTALTER

Im Regelfall ist der Initiator eines Events der Auftraggeber für alle folgenden Positionen. Er gibt den Rahmen für ein Kreativkonzept vor, beauftragt ggf. eine externe Agentur für das Konzept sowie alle weiteren Dienstleister für die technische und architektonische Ausplanung und letztliche Umsetzung vor Ort. Gleichzeitig kommt ihm automatisch die Rolle als Veranstalter zu. Der Veranstalter hat die Verantwortung über die Arbeitssicherheit aller an der Produktion beteiligten Personen.

ACHTUNG für Agenturen! Durch Gerichtsurteile ist mittlerweile klar: Als Veranstalter wird jeder Mitverantwortlich gesehen, bzw. gilt jeder, der sich entsprechend der Rolle eines Veranstalters verhält. So wurde eine Agentur beispielsweise als Veranstalter verurteilt, weil sie Einfluss auf die Mottos, die Eintrittspreise und die Werbung des Events hatte, selbst Verträge mit Dienstleistern abgeschlossen hatte und sich dabei teils selbst als Veranstalter darstellte (https://eventfaq.de/veranstalter/).

  

Den Veranstalter treffen vielfältige Pflichten. Grundlage dafür sind die …

   – Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO)

   – DGUV Information 215-310: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen

   – DGUV Vorschrift 1: Unfallverhütungsvorschrift – Grundsätze der Prävention

   – Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz auf Baustellen (BaustellV)

   – Siebtes Sozialgesetzbuch: Gesetzliche Unfallversicherung (SGB VII)

   – Arbeitsschutzgesetzt (ArbSchG)

sowie je nach Eventgröße, -Ort und -Durchführungsszenarien weitere Pflichten, beispielsweise ausgehend vom Immissionsschutzgesetzt, den Umweltgesetzen, jeglichen Sorgfalts- und Fürsorgepflichten etc. Im Detail erklären wir alle Dimensionen der daraus entstehenden Verantwortung sowie daraus folgende verpflichtende und sinnvolle Positionen hier:

(Dieser Beitrag wird am 02.02.23 veröffentlicht)

DER BETREIBER

Je nachdem, wo die Veranstaltung stattfindet, kann der Betreiber gleich dem Veranstalter sein. Insofern man eine Veranstaltung nicht in der eigenen Location ausrichtet, unterscheiden sich diese zwei Rollen jedoch. Der Betreiber ist gem. §38 (1) MVStättVO die für die Veranstaltungsstätte verantwortliche Person, welche die Verfügungsgewalt in letzter Instanz hat. An den Betreiber sind in der VStättVo mehrere Anforderungen gestellt. Er ist verantwortlich für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften. Er oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter muss während des Betriebes von Versammlungsstätten ständig anwesend sein. Der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten. Er hat die wirtschaftliche Verfügungsgewalt über den technischen Betrieb und die Beschaffenheit der Versammlungsstätte zu entscheiden (gem. §854 BGB, DIN 15750:2013.04). Weiter ist er zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn die technischen Einrichtungen der Versammlungsstätte nicht sicher betrieben oder Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden.

In der Praxis können und werden diese Verpflichtungen durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder dessen beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Die Verantwortung des Betreibers bleibt davon aber trotzdem unberührt.

Abbildung in Anlehnung an “Technische Leitung, Veranstaltungsleitung – Thomas Sakschewski” (https://www.beuth.de/de/publikation/technische-leitung-veranstaltungsleitung/318395250)

DIE ARCHITEKTONISCHE FACHPLANUNG

Um das Kreativkonzept im Rahmen des Budgets und der Zeit bestmöglich in ein reales Bild vor Ort umzusetzen, ist eine detaillierte Planung aller Baumaßnahmen erforderlich. Inhalt der Planung sind beispielsweise temporäre Wände, Decken, Böden, Drehscheiben, architektonische und raumgestalterische Beleuchtung (z.B. Hänge- oder Stehleuchen), Mobiliar, Beklebungen, Wegeleitsysteme, Verkleidungen und Blenden, …

Entscheidend für die Veranstaltungssicherheit ist hierbei insbesondere das Know-How über und die daraus folgende Anwendung von Belastungsgrenzen und Statiken der Bau- und Gebäudeteile, Belüftungsthematiken (sowohl für aus Sicht von Temperatur und Betriebsfähigkeit für Geräte, als auch für die genügende Frisch-Luftumwälzung), Fluchtwegsvorgaben und Themen im Bereich von Besucherführung und zielgruppengerechter Raumgestaltung (Gestaltung und Positionierung von Handläufen, Barrieren, Sitzmöglichkeiten etc.). Für komplexere Konstruktionen, Events mit besonderen Besuchergruppen (sehr jung oder alt, Behinderten, …) und insbesondere für Evakuierungsszenarien ist dieses Fachwissen und die daraus folgende Planung unabdingbar.

DIE TECHNISCHE FACHPLANUNG (TF) und TECHNISCHE LEITUNG (TL)

Gleiches gilt auch für den Bereich der technischen Planung. Hier werden die Ideen aus dem Kreativkonzept in konkrete Anforderungen für die Bereiche Licht, Ton, Video, Rigging, Kinematik (Bewegung), Betriebskommunikation und digitale Medien & Interaktion umgewandelt. Wie auch in der Architektur kann die technische Planung die Grundlage für eine budgeteffiziente Ausschreibung sein. So oder so stellt sie sicher, dass das Endprodukt auf dem bestmöglichen Weg, d.h. mit der geeignetsten Technik, ausgeführt wird. 

Mit Blick auf eine zunehmende Ressourcenknappheit (sowohl bei Material als auch bei Personal) wird damit auch sicher gestellt, dass das gewünschte Endprodukt mit ausreichender Redundanz erreicht wird – sei es durch eine entsprechende Systemplanung sowie durch die Verteilung von Aufgaben auf verschiedene Spezialisten/Dienstleister. Hier ist insbesondere die Erfahrung zu den verschiedenen technischen Lösungen sowie zu den verschiedenen Firmen entscheidend.

Die technische Leitung ist personal- und budgetverantwortlich mit technischen Aufgaben betraut. Sie führt die Baumaßnahmen (teils in Gewerken unterteilt) vor Ort und setzt die Ansprüche der technischen Fachplanung um. Als dienstleisterunabhängige Position sichert sie die Qualität der Produktion, trifft relevante Änderungsentscheidung und stellt den Baufortschritt im gewünschten Maße sicher. Bestenfalls war sie Teil der technischen Planung.

Mehr zu deren Qualifikation, Verantwortungen und was das für Veranstalter, Betreiber, Planer und Dienstleister bedeutet, in unserem Detail-Beitrag:

(Dieser Beitrag wird am 02.03.23 veröffentlicht)

DIE VERANSTALTUNGSLEITUNG (VL)

Die Veranstaltungsleitung ist die Vertretung des Veranstalters (also zumeist des Auftraggebers). SIe hat die größte verknüpfende Verantwortung zwischen der Produktion (Realisation) und der Location (Betreiber).

Mehr zu dessen Qualifikation, Verantwortungen und was das für Veranstalter, Betreiber, Planer und Dienstleister bedeutet, in unserem Detail-Beitrag:

(Dieser Beitrag wird am 09.02.23 veröffentlicht)

DER VERANTWORTLICHE FÜR VERANSTALTUNGSTECHNIK (VfV)

Der Verantwortliche für Veranstaltungstechnik bildet die verantwortliche Person für alle bühnen-, studio- und beleuchtungstechnischen und sonstigen technischen Einrichtungen der Veranstaltungsstätte. Die Position im Projekt kann hier die Projektleitung des beauftragten veranstaltungstechnischen Dienstleisters sein oder eine Doppelfunktion der Technischen Leitung darstellen. Auch eine Überschneidung mit dem Betreiber der Veranstaltungsstätte ist möglich.

Mehr zu dessen Qualifikation, Verantwortungen und was das für Veranstalter, Betreiber, Planer und Dienstleister bedeutet, in unserem Detail-Beitrag:

(Dieser Beitrag wird am 16.02.23 veröffentlicht)

SICHERHEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZKOORDINATOR (SiGeKo)

Der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator (SiGeKo) koordiniert den Sicherheits- und Gesundheitsschutz von Beschäftigten auf einer Baustelle. Er muss vom Bauherrn / Veranstalter bestellt werden und erstellt schon in der Planungsphase Unterlagen, einen Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan und muss während dem Auf-/Abbau und der Durchführung die Sicherheit koordinieren, kontrollieren und die Zusammenarbeit der Arbeitgeber organisieren.

Gesetzliche Vorschrift: Er wird gem. §3 BaustellV erforderlich, sobald Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber auf einer Baustelle beschäftigt werden.

Mehr zu dessen Qualifikation, Verantwortungen und was das für Veranstalter, Betreiber, Planer und Dienstleister bedeutet, in unserem Detail-Beitrag:

(Dieser Beitrag wird am 23.02.23 veröffentlicht)

ZUSAMMENFASSUNG

Sicherheit ist die wesentliche Basis einer erfolgreichen Veranstaltung: Neben dem leiblichen Wohl der beteiligten Personen steht dabei auch die Genehmigungsfähigkeit und somit letztlich die Durchführbarkeit der Veranstaltung im Mittelpunkt.

Eine qualifizierte und unabhängige Beratung ab der ersten Konzeption hilft, relevante Einflussgrößen frühzeitig zu erkennen. Dadurch wird das Projekt planbar, realisierbar, bezahlbar und nachhaltig.

Mike Doerfling
International Business Developer

productions@niyu.de
+49 (0)30 8471 0869-0

Niko Hocke
Managing Director

productions@niyu.de
+49 (0)30 8471 0869-2

 

 

Sie möchten Ihrer Verantwortung nachkommen, die Sicherheit Ihrer Veranstaltung sicherstellen und an den entscheidenden Positionen auf einen erfahrenen Partner setzen.

Dann freuen wir uns, Ihnen mit unserem qualifizierten Team zu helfen!

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